5.2.2022

TIETOSUOJASELOSTE
Päivätoiminta

1. Rekisterinpitäjä
   • Nimi: Helsingin Muistiyhdistys ry
   • Y-tunnus 0968620-5
   • Postiosoite: Tenholantie 10, 00280 Helsinki
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
   • Nimi: Jaana Jukarainen
   • Postiosoite: Tenholantie 10, 00280 Helsinki
   • Puhelin 09 454 2750
   • Sähköposti: jaana.jukarainen@muistihelsinki.fi
3. Rekisterin nimi
   • Helsingin Muistiyhdistyksen päivätoiminnan asiakasrekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus
   Henkilötietojen käsittelyn perusteena on päivätoiminnan järjestämiseen vaativien henkilötietojen keruu. Sähköisen- ja suoramarkkinoinnin sekä terveystietojen yhteydessä käsittelyn perusteena on nimenomainen suostumus.
   Henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavia tarkoituksia varten:
   • asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen
   • palvelun tuottaminen
   • asiakaspalvelun kehittäminen
   • analysointi ja tilastointi
   • muut vastaavat käyttötarkoitukset
5. Käsiteltävät henkilötiedot
   Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja:
   • yhteystiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumerot ja sähköpostiosoitteet
   • rekisteröitymistiedot, kuten käyttäjätunnus, nimimerkki, salasana ja muu mahdollinen yksilöivä tunnus
   • ikä, sukupuoli ja äidinkieli
   • asiakassuhdetta koskevat tiedot, kuten laskutus- ja maksutiedot, tuote- ja tilaustiedot, asiakaspalautteet ja yhteydenotot, ilmoittautumistiedot sekä peruutustiedot
   • mahdolliset luvat ja suostumukset
   • mahdolliset tarjonnanestotiedot
   • mahdolliset muut asiakkaan tai omaisen suostumuksella kerätyt tiedot, kuten sairauteen ja elämäntilanteeseen liittyvät tiedot.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
   Asiakasta koskevat tiedot saadaan säännönmukaisesti:
   • asiakkaalta tai hänen läheiseltään puhelimitse, haastattelussa, sähköpostilla tai muulla vastaavalla tavalla.
   • tietoja kerätään yhteydenottoja varten sekä muistidiagnoosin saaneilta että näiden omaisilta yhteydenottolomaketta käyttäen
7. Tietojen luovutukset ja siirrot
   • Tietoja ei säännönmukaisesti siirretä tai luovuteta kolmannelle osapuolelle
   Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
   • Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
8. Tietojen suojaus ja säilytysajat
   Manuaalinen aineisto
   • Manuaalinen aineisto pidetään lukituissa kaapeissa, joihin on pääsy vain niillä työntekijöillä, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä asiakastietoja.
   Sähköisesti tallennetut tiedot
   • Asiakastietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä asiakastietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Työtiloissa liikkumista valvotaan. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojatut. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.
   • Helsingin Muistiyhdistys arvioi säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi Helsingin Muistiyhdistys huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä tietoja. Tällaiset tiedot oikaistaan viipymättä.
9. Rekisteröidyn oikeudet
   • Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseänsä koskevat tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumuksensa tai muuttaa sitä. Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle. Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on oikeus myös vastustaa häneen itseensä kohdistuvia käsittelytoimia. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, jonka perusteella vastustaa käsittelyä. Helsingin Muistiyhdistys voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein. Rekisteröidyllä on myös oikeus, milloin tahansa ja maksutta vastustaa käsittelyä niiltä osin kuin se liittyy suoramarkkinointiin.
10. Yhteydenotot
    Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.
11. Tietosuojaselosteen muutokset
    Mikäli Helsingin Muistiyhdistys muuttaa tätä selostetta, laittaa se muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, Helsingin Muistiyhdistys informoi näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen. Helsingin Muistiyhdistys suosittelee, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.

TIETOSUOJASELOSTE
Jäsenrekisteri, omaisten vertaistukiryhmien asiakasrekisteri, vapaaehtoisten rekisteri  ja Helsingin ja Itä-Uudenmaan Muistiluotsin ryhmien asiakasrekisterit            

1. Rekisterinpitäjä
   • Nimi: Helsingin Muistiyhdistys ry
   • Y-tunnus 0968620-5
   • Postiosoite: Tenholantie 10, 00280 Helsinki
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
   • Nimi: Jaana Jukarainen
   • Postiosoite: Tenholantie 10, 00280 Helsinki
   • Puhelin 09 454 2750
   • Sähköposti: jaana.jukarainen@muistihelsinki.fi
3. Rekisterin nimi
   • Helsingin Muistiyhdistyksen jäsenrekisteri, omaisten vertaistukiryhmien asiakasrekisteri, vapaaehtoistenrekisteri ja Helsingin ja Itä-Uudenmaan Muistiluotsin ryhmien asiakasrekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus
   Henkilötietojen käsittelyn perusteena on yhdistyslain mukainen velvoite pitää yllä jäsenluetteloa, sopimukset ja oikeutettu etu jäsensuhteen tai muun asiallisen yhteyden perusteella huolehtia jäsenpalvelusta ja jäsenviestinnästä.
   Henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavia tarkoituksia varten:
   • asiakas- ja jäsensuhteen hoitaminen ja kehittäminen
   • palvelun tuottaminen
   • asiakas- ja jäsentapahtumien varmentaminen
   • asiakas- ja jäsenpalvelun kehittäminen
   • analysointi ja tilastointi
   • muut vastaavat käyttötarkoitukset
5. Käsiteltävät henkilötiedot
   Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja:
   • yhteystiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumerot ja sähköpostiosoitteet
   • rekisteröitymistiedot, kuten käyttäjätunnus, nimimerkki, salasana ja muu mahdollinen yksilöivä tunnus
   • ikä, sukupuoli ja äidinkieli
   • asiakas- ja jäsensuhdetta koskevat tiedot, kuten laskutus- ja maksutiedot, tuote- ja tilaustiedot, asiakas- ja jäsenpalautteet ja yhteydenotot, ilmoittautumistiedot sekä peruutustiedot
   • mahdolliset luvat ja suostumukset
   • mahdolliset tarjonnanestotiedot
   • mahdolliset muut asiakkaan tai jäsenen suostumuksella kerätyt tiedot, kuten tieto onko henkilö muistisairauteen sairastunut, muistisairaan läheinen tai ammattihenkilö.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
   Asiakasta tai jäsentä koskevat tiedot saadaan säännönmukaisesti:
   • asiakkaalta tai jäseneltä itseltään puhelimitse, palautuskortilla, internetin kautta, sähköpostilla tai muulla vastaavalla tavalla.
   • postin osoitetietojärjestelmästä, puhelinyhtiöiden yhteystietorekistereistä ja muista vastaavista yksityisistä ja julkisista rekistereistä
   • tietoja kerätään yhteydenottoja varten sekä muistidiagnoosin saaneilta että näiden omaisilta yhteydenottolomaketta käyttäen
7. Tietojen luovutukset ja siirrot
   • Tietoja ei säännönmukaisesti siirretä tai luovuteta kolmannelle osapuolelle
   Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
   • Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
8. Tietojen suojaus ja säilytysajat
   Manuaalinen aineisto
   • Manuaalinen aineisto pidetään lukituissa kaapeissa, joihin on pääsy vain niillä työntekijöillä, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä asiakas- ja jäsentietoja.
   Sähköisesti tallennetut tiedot
   • Asiakastietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä asiakas- ja jäsentietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Työtiloissa liikkumista valvotaan. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojatut. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.
   • Helsingin Muistiyhdistys arvioi säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi Helsingin Muistiyhdistys huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä tietoja. Tällaiset tiedot oikaistaan viipymättä.
9. Rekisteröidyn oikeudet
   • Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseänsä koskevat jäsenrekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumuksensa tai muuttaa sitä. Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle. Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on oikeus myös vastustaa häneen itseensä kohdistuvia käsittelytoimia. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, jonka perusteella vastustaa käsittelyä. Helsingin Muistiyhdistys voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein. Rekisteröidyllä on myös oikeus, milloin tahansa ja maksutta vastustaa käsittelyä niiltä osin kuin se liittyy suoramarkkinointiin.
10. Yhteydenotot
    Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.
11. Tietosuojaselosteen muutokset
    Mikäli Helsingin Muistiyhdistys muuttaa tätä selostetta, laittaa se muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, Helsingin Muistiyhdistys informoi näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen. Helsingin Muistiyhdistys suosittelee, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.